Informationen über die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen der
EU-Datenschutz-Grundverordnung durch die
Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH

Sehr geehrte Kunden und Interessenten der Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH,

ab dem 25.05.2018 gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Für unsere Angebote und Leistungen sind die Einhaltung des Datenschutzes, die Gewährleistung von Datensicherheit und die Transparenz bei der Datenverarbeitung wesentliche Grundprinzipien. Nachfolgend erläutern wir, wie wir die Umsetzung der neuen Anforderungen durch die DS-GVO durchgeführt haben und welche Prozesse und Dokumentationen wir für Sie hierzu bereithalten.

Unsere Datenschutzleitlinien

Beim Datenschutz halten wir uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit. Alle persönlichen Informationen über Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten sowie sonstige Dritte werden in der Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH sorgfältig verwendet und vertraulich behandelt, unter Beachtung der Datenschutzgesetze. Der Schutz persönlicher Daten ist uns ein Anliegen.

Datenschutzhinweise für Eigentümer und Mieter

Wir erheben die Daten von Eigentümern der von uns verwalteten Objekte, um unsere vertraglichen Verpflichtungen vornehmen zu können (zum Beispiel die Erstellung von Jahresabrechnungen, Einladung zu Versammlungen, Erteilung von Reparaturaufträgen und dergl. mehr).

Die Daten von Mietern der von uns verwalteten Objekte erheben wir zum einen, um Eigentümern Mietinteressenten vorschlagen bzw. potentielle Mieter bei der Suche einer geeigneten Wohnung zu unterstützen, sowie um ggf. die für die Aufnahme und Durchführung eines Mietverhältnisses erforderlichen Prozesse und Dokumente einrichten bzw. erstellen zu können. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten von Mietern nur, soweit dies im Rahmen der Haus- / WEG-Verwaltung oder für die bei Durchführung eines Mietverhältnisses anfallenden Aufgaben erforderlich ist. Soweit notwendig, bitten wir Mieter um entsprechende Einwilligungen.

Die Berechtigung zu diesen Datenverarbeitungen und beruht somit auf der Notwendigkeit der Vertragserfüllung (Art. 6 (1) b) DSGVO), einer Einwilligung (Art. 6 (1) a) DSGVO) oder ggf. auf einem berechtigten Interesse (Art. 6 (1) f) DSGVO).

Hinweise zur Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die zu verwaltenden Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Maßnahmen werden entsprechend rechtlicher oder technologischer Entwicklungen / Änderungen periodisch überprüft und erforderlichenfalls fortgeschrieben. Wir nehmen zur Speicherung und Sicherung ihrer Daten keine Cloud-Dienste in Anspruch. Der Zugriff auf die von uns verwalteten Daten ist nur befugten Personen möglich; hinsichtlich externer Dienstleister gilt dies nur, soweit diese mit der technischen Betreuung der Systeme befasst sind.

Wo liegen Ihre Daten, bzw. wo werden sie gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten ausnahmslos im Inland.

Wann geben wir Daten weiter?

Wir geben Ihre Daten nur dann weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung (beispielsweise Zusammenarbeit mit Wärmemessdiensten) oder ausnahmsweise in unaufschiebbaren Notfällen (zum Beispiel Wasserrohrbruch) erforderlich ist. Dies geschieht also nur, wenn die Weitergabe durch eine Rechtsgrundlage gedeckt ist, z.B. im Rahmen der Vertragserfüllung oder aufgrund Ihrer Einwilligung oder wenn gesetzliche Vorschriften es verlangen. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung gemäß den Bestimmungen der DSGVO, der Umfang der übermittelten Daten beschränkt sich auf den erforderlichen Umfang.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die Daten werden zweckbezogen aufbewahrt und gelöscht, wenn sie (a) nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden, (b) gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder (c) ein Betroffener sein Recht auf Löschung wahrnimmt (sofern keine Archivierungspflicht oder ein berechtigtes Interesse entgegensteht).

In der Regel werden

(Datenkategorie) für eine Dauer von
steuerlich relevante Daten 10 Jahren
Daten in Geschäftskorrespondenz mit steuerlichem Bezug 6 Jahren
Kundendaten 3 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Lieferantendaten 3 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Bewerbungsunterlagen 6 Monate (bei Ablehnung)
Beschäftigtendaten 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses

gespeichert.

Wie werden die Betroffenenrechte bei der Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH umgesetzt?

Wir haben im Zuge der Umsetzung die erforderlichen Prozesse in unserem Unternehmen eingerichtet, um Ihre Anliegen rund um die DS-GVO schnell und umfassend bearbeiten und beantworten zu können.

Was für Rechten haben Sie?

Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und – sofern dies der Fall ist – das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern.

Dabei weisen wir vorsorglich darauf hin, dass Sie der Verarbeitung von Daten, die wir für die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages benötigen, nicht widersprechen können (beispielsweise können wir ohne Ihnen ohne Verarbeitung Ihrer Postanschrift keine Abrechnungen zusenden).

Falls Sie vermuten, dass Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet worden sein könnten, informieren Sie uns bitte.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren – Kontaktdaten hierfür können folgendem Link entnommen werden:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Haben Sie Fragen?

In allen Fragen zum Falle von Datenschutz wenden Sie sich bitte an uns.