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Informationen über die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen der
EU-Datenschutz-Grundverordnung durch die
Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH

Sehr geehrte Kunden und Interessenten der Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH,

ab dem 25.05.2018 gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Für unsere Angebote und Leistungen sind die Einhaltung des Datenschutzes, die Gewährleistung von Datensicherheit und die Transparenz bei der Datenverarbeitung wesentliche Grundprinzipien. Nachfolgend erläutern wir, wie wir die Umsetzung der neuen Anforderungen durch die DS-GVO durchgeführt haben und welche Prozesse und Dokumentationen wir für Sie hierzu bereithalten.

Unsere Datenschutzleitlinien

Beim Datenschutz halten wir uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit. Alle persönlichen Informationen über Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten sowie sonstige Dritte werden in der Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH sorgfältig verwendet und vertraulich behandelt, unter Beachtung der Datenschutzgesetze. Der Schutz persönlicher Daten ist uns ein Anliegen.

Datenschutzhinweise für Eigentümer und Mieter

Wir erheben die Daten von Eigentümern der von uns verwalteten Objekte, um unsere vertraglichen Verpflichtungen vornehmen zu können (zum Beispiel die Erstellung von Jahresabrechnungen, Einladung zu Versammlungen, Erteilung von Reparaturaufträgen und dergl. mehr).

Die Daten von Mietern der von uns verwalteten Objekte erheben wir zum einen, um Eigentümern Mietinteressenten vorschlagen bzw. potentielle Mieter bei der Suche einer geeigneten Wohnung zu unterstützen, sowie um ggf. die für die Aufnahme und Durchführung eines Mietverhältnisses erforderlichen Prozesse und Dokumente einrichten bzw. erstellen zu können. Im Übrigen verarbeiten wir die Daten von Mietern nur, soweit dies im Rahmen der Haus- / WEG-Verwaltung oder für die bei Durchführung eines Mietverhältnisses anfallenden Aufgaben erforderlich ist. Soweit notwendig, bitten wir Mieter um entsprechende Einwilligungen.

Die Berechtigung zu diesen Datenverarbeitungen und beruht somit auf der Notwendigkeit der Vertragserfüllung (Art. 6 (1) b) DSGVO), einer Einwilligung (Art. 6 (1) a) DSGVO) oder ggf. auf einem berechtigten Interesse (Art. 6 (1) f) DSGVO).

Hinweise zur Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die zu verwaltenden Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Diese Maßnahmen werden entsprechend rechtlicher oder technologischer Entwicklungen / Änderungen periodisch überprüft und erforderlichenfalls fortgeschrieben. Wir nehmen zur Speicherung und Sicherung ihrer Daten keine Cloud-Dienste in Anspruch. Der Zugriff auf die von uns verwalteten Daten ist nur befugten Personen möglich; hinsichtlich externer Dienstleister gilt dies nur, soweit diese mit der technischen Betreuung der Systeme befasst sind.

Wo liegen Ihre Daten, bzw. wo werden sie gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten ausnahmslos im Inland.

Wann geben wir Daten weiter?

Wir geben Ihre Daten nur dann weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung (beispielsweise Zusammenarbeit mit Wärmemessdiensten) oder ausnahmsweise in unaufschiebbaren Notfällen (zum Beispiel Wasserrohrbruch) erforderlich ist. Dies geschieht also nur, wenn die Weitergabe durch eine Rechtsgrundlage gedeckt ist, z.B. im Rahmen der Vertragserfüllung oder aufgrund Ihrer Einwilligung oder wenn gesetzliche Vorschriften es verlangen. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung gemäß den Bestimmungen der DSGVO, der Umfang der übermittelten Daten beschränkt sich auf den erforderlichen Umfang.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die Daten werden zweckbezogen aufbewahrt und gelöscht, wenn sie (a) nicht mehr für den ursprünglichen Zweck benötigt werden, (b) gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder (c) ein Betroffener sein Recht auf Löschung wahrnimmt (sofern keine Archivierungspflicht oder ein berechtigtes Interesse entgegensteht).

In der Regel werden

(Datenkategorie) für eine Dauer von
steuerlich relevante Daten 10 Jahren
Daten in Geschäftskorrespondenz mit steuerlichem Bezug 6 Jahren
Kundendaten 3 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Lieferantendaten 3 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung
Bewerbungsunterlagen 6 Monate (bei Ablehnung)
Beschäftigtendaten 3 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses

gespeichert.

Wie werden die Betroffenenrechte bei der Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH umgesetzt?

Wir haben im Zuge der Umsetzung die erforderlichen Prozesse in unserem Unternehmen eingerichtet, um Ihre Anliegen rund um die DS-GVO schnell und umfassend bearbeiten und beantworten zu können.

Was für Rechten haben Sie?

Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten und – sofern dies der Fall ist – das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern.

Dabei weisen wir vorsorglich darauf hin, dass Sie der Verarbeitung von Daten, die wir für die Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages benötigen, nicht widersprechen können (beispielsweise können wir ohne Ihnen ohne Verarbeitung Ihrer Postanschrift keine Abrechnungen zusenden).

Falls Sie vermuten, dass Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeitet worden sein könnten, informieren Sie uns bitte.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren – Kontaktdaten hierfür können folgendem Link entnommen werden:

https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Haben Sie Fragen?

In allen Fragen zum Falle von Datenschutz wenden Sie sich bitte an uns.

Datenschutzerklärung für unsere Website   www.schoettl.com

1. Geltungsbereich und Gegenstand der Datenschutzerklärung                                                                                  

Gegenstand dieser Datenschutzerklärung ist die Information darüber, welche personenbezogenen Daten über die Website, abrufbar unter https://www.schoettl.com, erhoben und zu welchem Zweck diese verarbeitet werden. Soweit auf andere Seiten verlinkt wird, haben wir weder Einfluss noch Kontrolle auf die verlinkten Inhalte und die dortigen Datenschutzbestimmungen. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen auf den Webseiten zu prüfen, um feststellen zu können, ob und in welchem Umfang personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet, genutzt oder Dritten zugänglich gemacht werden

2. Definitionen und Erläuterungen                                                                                               

Zunächst möchten wir einige gesetzliche Definitionen voranstellen, die für das Verständnis der Datenschutzerklärung u.U. hilfreich sein könnten. Der vollständige Text der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), einschließlich der weiteren Definitionen und Begriffsbestimmungen, ist unter folgendem Link abrufbar.

Personenbezogene Daten               
Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Verarbeitung                                   
Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Verantwortlicher                             
Bezeichnet die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.

Empfänger                                      
Bezeichnet eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, denen personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.

Dritter                                             
Dies ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

3. Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen                                                                                          

Schöttl Hausverwaltungen und Immobilien GmbH, Eisenkramergasse 9, D-82362 Weilheim,                                                                                                                        
vertreten durch die Geschäftsführer Andreas Schöttl, Thomas Schöttl                                                                                                                                                  
Tel.: (+49) 0881 / 925 466-0 // Fax: (+49) 0881 / 925 466-1

4. Kategorien der personenbezogenen Daten                                                                                                            

Welcher Bereich ist betroffen? Erläuterung:

Aufruf der Website / Erstellung von Logfiles                    

Personenbezogene Daten:

IP-Adresse; Cookie-Kennung

Beschreibung und Zweck der Datenverarbeitung:

Wir erheben beim Aufruf unserer Website sog. Zugriffsdaten und speichern diese in einer Protokolldatei (sog. Logdatei). Zu diesen Zugriffsdaten zählt auch die IP-Adresse, die wir anonymisiert speichern. Daneben werden in der Logdatei der aufgerufene Pfad, das Datum und die Uhrzeit des Abrufs, der sog. User-Agent (Kennzeichnung des verwendeten Browsers, der Browserversion und des Betriebssystems), die sog. Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), die Scriptlaufzeit auf dem Server in Sekunden, die vom Script maximal verwendete Speichermenge sowie die Angabe, ob die aufgerufene Seite aus dem Cache (Zwischenspeicher) ausgeliefert wurde, gespeichert. 

Daneben werden beim Aufruf unserer Website sog. Cookies auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone oder PC) abgelegt. Einzelheiten über die auf der Website eingesetzten Cookies, den spezifischen Zweck, den die Cookies erfüllen sowie eine Beschreibung, wie Sie diese Cookies löschen können, entnehmen Sie bitte unseren Cookie- und Opt-Out-Hinweisen.

Die Logdatei-Daten, einschließlich der IP-Adresse, erheben wir, um einen reibungslosen Verbindungsaufbau der Website zu gewährleisten und eine komfortable Nutzung unserer Website durch die Nutzer zu ermöglichen. Zudem dient die Logdatei der Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu administrativen Zwecken. Der Einsatz von Cookies dient dazu, die Nutzung unseres Angebots und unserer Website für den Besucher angenehmer zu gestalten, indem mit Hilfe der Cookies festgestellt werden kann, ob der Nutzer eine einzelne Seite unserer Website bereits besucht hat. Mit Hilfe der Cookie-Kennung erhalten wir zudem Informationen über das Nutzerverhalten oder der Suchanfragen und können bei zukünftigen Besuchen das Angebot an die Interessen des Nutzers anpassen.                                                        

Empfänger und Verarbeiter dieser Daten:

Wir hosten unsere Website bei einem externen Dienstleister. Wir geben dabei keine Daten an diesen weiter, ausgenommen die IP-Adresse von Ihnen, die aus technischen Gründen von dem Dienstleister ausgelesen werden kann. Ein Personenbezug ist dadurch weder für uns, noch für unseren Hoster möglich

Anbieter: www.manitu.de manitu GmbH, Welvertstraße 2, 66606 St. Wendel, Deutschland

Zweck der Datenverarbeitung: Betrieb der Website www.schoettl.com

Details und Link zum Anbieter / zu den Datenschutzhinweise der manitu GmbH (bitte darauf klicken, Sie gelangen zur Website dieses Anbieters)

Dauer der Datenspeicherung:

Die Logfiles, also die darin enthaltene IP-Adresse, die vor der Speicherung anonymisiert wird, werden zu Zwecken der Systemsicherheit 30 Tage gespeichert und im Anschluss automatisch gelöscht. Weitere Einzelheiten zu den von uns eingesetzten Cookies, deren Speicherdauer und wie Sie diese Cookies löschen können, finden Sie in unseren Cookie- und Opt-Out-Hinweisen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO

Ist die Bereitstellung dieser Daten vorgeschrieben oder erforderlich?

Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich, vorgeschrieben. Allerdings ist ohne die IP-Adresse und die Cookie-Kennung u. U. der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Website nicht gewährleistet oder einzelne Dienste und Services können eingeschränkt sein.

Profiling:

Ein Profiling führen wir nicht durch.

Bereich „Ihre Nachricht“                 

Personenbezogene Daten:

Vorname, Nachname, E-Mail; sowie – auf freiwilliger Basis – Anschrift und Telefon

Beschreibung und Zweck der Datenverarbeitung:

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, Fragen und Anliegen an uns zu richten. Mit Hilfe der Daten können wir mit Ihnen in Kontakt treten und Ihre Fragen beantworten. Ihre Daten, einschließlich der Anfrage selbst, verwenden wir nur zur Beantwortung Ihrer Anfragen, mithin der Kommunikation mit Ihnen. Eine weitergehende Datenverarbeitung – insbesondere ein Profiling – findet nicht statt.

Dauer der Datenspeicherung:

Für die Dauer Ihrer Anfrage / Interaktion auf unserer Website; längstens für einen Monat. Sie können die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO

Ist die Bereitstellung dieser Daten vorgeschrieben oder erforderlich?

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne deren Angabe eine Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht möglich.

Bereich „Angebotsanfrage“            

Personenbezogene Daten:

Vorname, Nachname, E-Mail, Anschrift, Telefon; Angabe, ob Mitglied des Verwaltungsbeirats

Beschreibung und Zweck der Datenverarbeitung:

In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, ein Angebot für die Verwaltung eines Objekts anzufordern. Mit Hilfe der Daten können wir mit Ihnen in Kontakt treten, ggf. Rückfragen stellen und Ihnen sodann ein Angebt zukommen lassen. Ihre Daten, einschließlich der Anfrage selbst, verwenden wir nur zur Beantwortung Ihrer Anfragen, mithin der Kommunikation mit Ihnen. Eine weitergehende Datenverarbeitung – insbesondere ein Profiling – findet nicht statt.

Dauer der Datenspeicherung:

Für die Dauer Ihrer Anfrage / Interaktion auf unserer Website; längstens für einen Monat. Sie können die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO

Ist die Bereitstellung dieser Daten vorgeschrieben oder erforderlich?

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne deren Angabe eine Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht möglich.

Bereich „Meine HV“                       

Personenbezogene Daten:

Benutzername; Passwort

Beschreibung und Zweck der Datenverarbeitung:

Unsere Kunden (Eigentümer) haben die Möglichkeit, über unseren Login-Bereich Dokumente, die das jeweilige für den spezifischen Kunden verwaltete Objekt betreffen, abzurufen. Mit Hilfe der Zugangsdaten können wir Sie identifizieren und Ihnen den Zugriff auf die Sie betreffenden Daten ermöglichen. Eine weitergehende Datenverarbeitung – insbes. ein Profiling – findet nicht statt.

Dauer der Datenspeicherung:

Für die Dauer Ihrer Anfrage / Interaktion auf unserer Website. Sie können die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung:

Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO

Ist die Bereitstellung dieser Daten vorgeschrieben oder erforderlich?

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Allerdings ist ohne deren Angabe ein Zugriff auf Ihren persönlichen Bereich und die für Sie bereitgestellten Dokumente nicht möglich.

5. Ihre Rechte                                                                                                          

Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten verarbeiten und das Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Daneben steht Ihnen das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Datenverarbeitung zu, sowie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, bzw. die Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit zu widerrufen oder die Datenübertragung zu fordern. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich im Falle von Datenschutzverletzungen bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Sämtliche Rechte können Sie uns gegenüber per E-Mail oder über die im Punkt „Verantwortlicher“ angegebenen Kontaktdaten geltend machen.


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